Checklist Sebelum Produksi Merchandise Kantor Custom agar Tidak Salah Pesan

Memesan merchandise kantor custom dalam jumlah banyak membutuhkan persiapan yang matang. Mulai dari memilih produk, menentukan bahan, menyiapkan logo, memilih warna, sampai memastikan waktu produksi perlu diperhatikan sejak awal.

Kesalahan kecil dalam proses pemesanan dapat berdampak pada hasil akhir. Misalnya, logo terlihat berbeda, ukuran produk tidak sesuai, warna kurang tepat, atau jumlah barang ternyata tidak mencukupi kebutuhan acara.

Karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki checklist sebelum produksi merchandise kantor custom. Dengan persiapan yang lebih terstruktur, proses pemesanan dapat berjalan lebih lancar dan risiko kesalahan bisa diminimalkan.

Mengapa Checklist Merchandise Kantor Itu Penting?

Ketika memesan merchandise dalam jumlah kecil, kesalahan mungkin masih dapat ditangani dengan lebih mudah. Namun, situasinya berbeda jika perusahaan melakukan produksi dalam jumlah ratusan atau bahkan ribuan produk.

Kesalahan pada satu detail dapat terjadi berulang pada seluruh produk.

Misalnya, perusahaan memesan 500 tumbler dengan posisi logo yang salah. Jika produksi sudah selesai, proses perbaikannya tentu tidak mudah.

Dengan checklist, setiap detail dapat diperiksa sebelum masuk ke tahap produksi.

Checklist juga membantu perusahaan dan supplier memiliki pemahaman yang sama mengenai spesifikasi produk.

1. Tentukan Tujuan Merchandise

Sebelum memilih produk, tentukan terlebih dahulu tujuan pembuatannya.

Apakah merchandise digunakan untuk:

• Branding perusahaan?
• Seminar?
• Workshop?
• Gathering?
• Pameran?
• Hadiah karyawan?
• Corporate gift?
• Giveaway?
• Launching produk?
• Apresiasi pelanggan?

Tujuan tersebut akan menentukan jenis produk yang paling sesuai.

Sebagai contoh, merchandise untuk seminar dapat menggunakan notebook dan pulpen. Sementara corporate gift untuk klien dapat menggunakan tumbler premium, gift set, atau pulpen metal.

Dengan menentukan tujuan sejak awal, proses pemilihan produk menjadi lebih terarah.

2. Tentukan Siapa Penerimanya

Setelah tujuan ditentukan, tentukan target penerima merchandise.

Karakter penerima dapat memengaruhi jenis produk yang dipilih.

Merchandise untuk Karyawan

Produk yang praktis dan dapat digunakan setiap hari biasanya menjadi pilihan yang menarik.

Contohnya:

• Tumbler
• Notebook
• Tote bag
• Pulpen
• Apparel
• Gift set

Merchandise untuk Klien

Untuk klien, perusahaan dapat mempertimbangkan produk yang memiliki tampilan lebih premium.

Misalnya:

• Tumbler stainless
• Pulpen metal
• Notebook premium
• Card holder
• Gift set

Merchandise untuk Event

Jika merchandise diberikan kepada banyak peserta, pertimbangan utama biasanya meliputi fungsi, harga, jumlah, dan kemudahan distribusi.

Dengan demikian, produk seperti pulpen, notebook, tote bag, atau tumbler dapat disesuaikan dengan budget event.

3. Tentukan Produk dan Ukurannya

Jangan hanya menyebut nama produk. Spesifikasi sebaiknya dibuat sedetail mungkin.

Misalnya, untuk tumbler, informasi yang perlu diperhatikan dapat mencakup:

• Kapasitas.
• Tinggi.
• Diameter.
• Material.
• Warna.
• Jenis tutup.
• Area branding.

Begitu juga dengan tote bag. Ukuran panjang, lebar, tinggi, jenis bahan, ketebalan, warna, dan ukuran handle sebaiknya sudah ditentukan.

Semakin jelas spesifikasi produk, semakin kecil kemungkinan terjadi perbedaan pemahaman.

4. Pastikan Material yang Digunakan

Material memiliki pengaruh besar terhadap tampilan dan daya tahan merchandise.

Misalnya, tote bag dapat menggunakan kanvas, blacu, spunbond, atau material lainnya. Tumbler dapat menggunakan stainless steel atau plastik.

Jangan ragu untuk meminta informasi mengenai karakter material dari supplier.

Jika memungkinkan, mintalah sample terlebih dahulu sebelum melakukan produksi dalam jumlah besar.

5. Siapkan Logo dengan Kualitas yang Baik

Logo perusahaan merupakan bagian penting dalam merchandise custom.

Sebaiknya gunakan file logo dengan kualitas tinggi agar hasil branding terlihat lebih tajam.

Format file seperti AI, CDR, EPS, PDF, atau PNG berkualitas tinggi dapat digunakan sesuai kebutuhan supplier.

Hindari menggunakan gambar logo yang diambil dari screenshot atau hasil pencarian internet dengan resolusi rendah.

Logo yang pecah pada file dapat menyebabkan hasil cetak kurang maksimal.

6. Tentukan Warna Merchandise

Warna produk sebaiknya disesuaikan dengan identitas perusahaan atau konsep acara.

Jika perusahaan memiliki brand guideline, gunakan warna yang konsisten.

Selain warna produk, perhatikan juga warna logo.

Logo berwarna putih tentu dapat memberikan hasil berbeda ketika ditempatkan pada produk hitam dibandingkan produk putih.

Karena itu, pastikan kombinasi warna produk dan logo sudah diperiksa sebelum produksi.

7. Tentukan Posisi dan Ukuran Logo

Posisi logo tidak kalah penting.

Logo dapat ditempatkan di bagian depan, samping, tengah, atas, atau area tertentu sesuai karakter produk.

Selain posisi, ukuran logo juga perlu diperhatikan.

Logo yang terlalu besar dapat membuat produk terlihat penuh. Sebaliknya, logo yang terlalu kecil mungkin kurang terlihat.

Supplier sebaiknya memberikan gambaran posisi logo melalui mockup sebelum produksi dilakukan.

Dengan begitu, perusahaan dapat melihat perkiraan hasil akhirnya.

8. Pilih Teknik Branding yang Sesuai

Tidak semua produk menggunakan teknik cetak yang sama.

Beberapa teknik branding yang umum digunakan antara lain:

Sablon

Sablon dapat digunakan pada berbagai produk berbahan kain dan material tertentu.

Printing

Printing cocok digunakan ketika desain membutuhkan detail warna atau visual tertentu.

Laser Engraving

Laser engraving sering digunakan untuk menghasilkan tampilan branding yang minimalis dan elegan pada material tertentu.

Bordir

Bordir biasanya digunakan pada apparel, topi, tas, dan produk berbahan kain tertentu.

Pemilihan teknik branding sebaiknya mempertimbangkan material, desain logo, jumlah produksi, budget, dan hasil yang diinginkan.

9. Tentukan Jumlah Pesanan

Hitung jumlah merchandise berdasarkan jumlah penerima.

Namun, jangan hanya memesan sesuai jumlah penerima secara persis.

Sebaiknya pertimbangkan stok cadangan untuk mengantisipasi kerusakan, kekurangan, atau kebutuhan tambahan.

Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membutuhkan 200 merchandise, perusahaan dapat mendiskusikan dengan supplier apakah perlu menyediakan beberapa produk tambahan sebagai cadangan.

Jumlah tambahan tentu dapat disesuaikan dengan jenis produk dan budget.

10. Perhatikan Minimum Order

Setiap supplier dapat memiliki ketentuan jumlah minimum pemesanan atau MOQ yang berbeda.

Karena itu, tanyakan sejak awal berapa jumlah minimal yang dapat diproduksi.

Informasi tersebut penting terutama jika perusahaan hanya membutuhkan merchandise dalam jumlah terbatas.

Dengan mengetahui MOQ sejak awal, perusahaan dapat menghindari perubahan rencana setelah proses pemesanan berjalan.

11. Tentukan Packaging

Packaging sering kali dianggap sebagai detail kecil. Padahal, untuk corporate gift atau merchandise premium, kemasan dapat memberikan pengaruh besar terhadap kesan penerima.

Beberapa pilihan packaging antara lain:

• Plastik.
• Paper bag.
• Box.
• Hardbox.
• Pouch.
• Gift box.
• Custom packaging.

Untuk merchandise event dalam jumlah besar, packaging sederhana mungkin sudah cukup.

Namun, untuk klien atau partner bisnis, perusahaan dapat mempertimbangkan packaging yang lebih eksklusif.

12. Pastikan Deadline Produksi

Jangan memesan merchandise terlalu dekat dengan tanggal acara.

Produksi membutuhkan waktu. Selain itu, masih ada proses approval desain, pembuatan sample, produksi massal, quality control, packaging, dan pengiriman.

Karena itu, sebaiknya informasikan tanggal penggunaan merchandise kepada supplier sejak awal.

Dengan waktu yang lebih longgar, perusahaan memiliki ruang untuk melakukan revisi apabila ditemukan masalah pada sample.

13. Minta Sample Sebelum Produksi Massal

Sample merupakan salah satu tahap penting sebelum produksi dalam jumlah besar.

Periksa sample dari berbagai sisi, seperti:

• Bentuk produk.
• Material.
• Ukuran.
• Warna.
• Posisi logo.
• Ukuran logo.
• Teknik branding.
• Kerapian finishing.
• Packaging.

Jika sample sudah sesuai, perusahaan dapat memberikan approval untuk melanjutkan produksi massal.

14. Pastikan Semua Spesifikasi Tertulis

Setelah semua detail disepakati, usahakan spesifikasi produk tercatat dengan jelas.

Informasi yang dapat dicantumkan antara lain:

Nama produk: Tumbler Custom
Material: Stainless Steel
Kapasitas: 500 ml
Warna: Hitam
Logo: Logo perusahaan
Teknik branding: Laser engraving
Posisi logo: Bagian depan
Jumlah: 300 pcs
Packaging: Box custom
Deadline: Sesuai jadwal acara

Dokumen atau brief seperti ini dapat membantu mengurangi miskomunikasi antara perusahaan dan supplier.

15. Lakukan Quality Control

Sebelum merchandise didistribusikan, lakukan pemeriksaan akhir.

Jika memungkinkan, jangan langsung membagikan seluruh produk tanpa pengecekan.

Periksa beberapa sampel dari setiap batch untuk memastikan kualitasnya konsisten.

Beberapa hal yang perlu diperiksa meliputi:

• Jumlah produk.
• Kondisi fisik.
• Warna.
• Logo.
• Posisi branding.
• Finishing.
• Packaging.
• Produk yang cacat atau rusak.

Quality control membantu memastikan merchandise yang diterima sesuai dengan pesanan.

Checklist Singkat Sebelum Produksi Merchandise Kantor

Agar lebih mudah, berikut checklist yang dapat digunakan:

☐ Tujuan merchandise sudah ditentukan
☐ Target penerima sudah ditentukan
☐ Produk sudah dipilih
☐ Ukuran sudah disepakati
☐ Material sudah ditentukan
☐ Warna produk sudah dipilih
☐ Logo sudah tersedia dalam kualitas baik
☐ Ukuran dan posisi logo sudah disetujui
☐ Teknik branding sudah ditentukan
☐ Jumlah pesanan sudah dihitung
☐ MOQ sudah diketahui
☐ Packaging sudah ditentukan
☐ Deadline sudah disepakati
☐ Sample sudah diperiksa
☐ Spesifikasi sudah tertulis
☐ Quality control sudah direncanakan

Checklist tersebut dapat membantu perusahaan mengurangi kesalahan sebelum produksi merchandise kantor dimulai.

Kesimpulan

Produksi merchandise kantor custom membutuhkan perencanaan yang cukup detail, terutama jika jumlah pesanan besar.

Mulai dari menentukan tujuan, target penerima, produk, material, warna, logo, teknik branding, jumlah, packaging, hingga deadline perlu diperiksa sebelum produksi dimulai.

Selain itu, meminta sample dan melakukan quality control juga menjadi langkah penting untuk memastikan produk sesuai dengan harapan.

Dengan persiapan yang lebih matang, perusahaan tidak hanya dapat menghindari kesalahan produksi, tetapi juga mendapatkan merchandise yang terlihat profesional dan sesuai dengan identitas brand.

Pada akhirnya, merchandise kantor yang baik bukan hanya tentang produk yang menarik. Perencanaan, spesifikasi yang jelas, komunikasi dengan supplier, dan kontrol kualitas menjadi bagian penting untuk mendapatkan hasil merchandise yang benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan.